E-OFFICE RNM
คู่มือการจัดการเอกสารเข้า
คู่มือการจัดการเอกสารเข้า
คู่มือการจัดการเอกสารเข้า
📄 ภาพรวมระบบจัดการเอกสารเข้า
ระบบจัดการเอกสารเข้าเป็นเครื่องมือสำหรับการรับ บันทึก และจัดการเอกสารที่เข้ามายังองค์กร เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างเป็นระบบ มีประสิทธิภาพ และสามารถติดตามสถานะเอกสารได้อย่างแม่นยำ
📄 การเข้าถึงระบบจัดการเอกสารเข้า
เข้าสู่เมนูการจัดการเอกสารเข้า
คลิกที่เมนู "เอกสารเข้า" ที่แถบเมนูด้านซ้าย เพื่อเข้าถึงระบบจัดการเอกสารเข้า
📋 เมนูย่อยที่สามารถเข้าถึงได้
- เอกสารเข้าของฉัน: แสดงรายการเอกสารเข้าที่คุณเป็นผู้รับ/ดำเนินการ
- เอกสารเข้าทั้งหมด: แสดงรายการเอกสารเข้าทั้งหมดในระบบ (สำหรับผู้ที่มีสิทธิ์)
- บันทึกเอกสารเข้าใหม่: สำหรับบันทึกเอกสารเข้าใหม่
- รายงานเอกสารเข้า: สร้างรายงานสรุปเอกสารเข้า
💡 ประโยชน์ของระบบ:
- บันทึกเอกสารเข้าได้อย่างเป็นระบบและรวดเร็ว
- ติดตามสถานะการดำเนินงานของเอกสารได้
- ค้นหาเอกสารและประวัติการดำเนินงานได้อย่างง่ายดาย
- สร้างรายงานสรุปเอกสารเข้าประจำวัน/เดือน/ปี
- จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างปลอดภัย
➕ การบันทึกเอกสารเข้าใหม่
เข้าสู่หน้าบันทึกเอกสารเข้า
คลิกที่เมนู "เอกสารเข้า" ที่เมนูด้านซ้าย จากนั้นเลือก "บันทึกเอกสารเข้าใหม่" หรือคลิกที่ปุ่ม "บันทึกเอกสารใหม่" ที่หน้าเอกสารเข้าของฉัน
กรอกข้อมูลพื้นฐานเอกสาร
กรอกข้อมูลพื้นฐานของเอกสารเข้า:
ระบุเลขที่หนังสือที่ปรากฏในเอกสาร
วันที่ที่ระบุในเอกสาร
วันที่ที่ได้รับเอกสารจริง
หัวข้อหรือเรื่องของเอกสาร
ชื่อหน่วยงานหรือบุคคลที่ส่งเอกสาร
💡 ตัวอย่างการกรอกข้อมูล:
- เลขที่หนังสือ: "ศธ 04001.01/ว 123"
- เรื่อง: "ขอความอนุเคราะห์จัดหาครูอัตราจ้าง"
- ผู้ส่ง: "สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษา"
จัดประเภทและความสำคัญ
จัดหมวดหมู่เอกสารเพื่อการจัดเก็บและค้นหา:
เช่น หนังสือราชการ คำสั่ง ประกาศ บันทึกข้อความ
ปกติ สำคัญ ด่วน ด่วนที่สุด
ปกติ ลับ ลับมาก ลับที่สุด
จัดตามหมวดหมู่ขององค์กร
💡 คำแนะนำ:
การจัดประเภทที่ถูกต้องจะช่วยให้สามารถค้นหาและสร้างรายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แนบไฟล์เอกสาร
อัปโหลดไฟล์เอกสารต้นฉบับ:
ประเภทไฟล์
PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx), รูปภาพ (.jpg, .png)
ขนาดไฟล์
ไม่เกิน 10 MB ต่อไฟล์
จำนวนไฟล์
สามารถแนบได้หลายไฟล์
💡 คำแนะนำ:
ควรสแกนเอกสารเป็น PDF ความละเอียด 300 DPI เพื่อให้ได้คุณภาพที่ดีและอ่านได้ชัดเจน
กำหนดผู้รับผิดชอบ
ระบุผู้ที่จะรับผิดชอบดำเนินการต่อเอกสารนี้:
บุคคลที่จะรับผิดชอบหลักในการดำเนินการ
บุคคลที่ควรรับทราบข้อมูล
ระบุวันที่ที่ต้องดำเนินการเสร็จ (ถ้ามี)
บันทึกข้อมูล
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมด แล้วคลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อบันทึกเอกสารเข้าระบบ
⚠️ หมายเหตุ:
หลังจากบันทึกข้อมูลแล้ว ระบบจะสร้างเลขทะเบียนรับและส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้รับผิดชอบที่กำหนดไว้
✏️ การแก้ไขเอกสารเข้า
ค้นหาเอกสารที่ต้องการแก้ไข
ไปที่หน้า "เอกสารเข้าของฉัน" หรือ "เอกสารเข้าทั้งหมด" แล้วค้นหาเอกสารที่ต้องการแก้ไข
🔍 ค้นหาได้จาก:
- เลขทะเบียนรับ
- เลขที่หนังสือ
- เรื่อง
- ผู้ส่ง
- ช่วงวันที่
เข้าสู่โหมดแก้ไข
คลิกที่ปุ่ม "แก้ไข" (ไอคอนดินสอ) ที่อยู่ด้านขวาของรายการเอกสารที่ต้องการแก้ไข
📋 ข้อควรรู้:
คุณสามารถแก้ไขได้เฉพาะเอกสารที่คุณเป็นผู้บันทึกเท่านั้น ยกเว้นผู้ที่มีสิทธิ์พิเศษ และไม่สามารถแก้ไขเอกสารที่ผ่านการอนุมัติแล้ว
แก้ไขและบันทึกข้อมูล
แก้ไขข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนแปลง อาจรวมถึงการเพิ่มไฟล์เอกสารใหม่หรือลบไฟล์เก่า จากนั้นคลิกปุ่ม "บันทึกการแก้ไข"
⚠️ หมายเหตุ:
ระบบจะเก็บประวัติการแก้ไขทุกครั้ง พร้อมระบุผู้แก้ไขและเวลาที่แก้ไข
📊 การติดตามสถานะเอกสาร
ดูรายละเอียดและสถานะเอกสาร
คลิกที่ชื่อเอกสารหรือปุ่ม "ดูรายละเอียด" เพื่อดูข้อมูลเอกสารและสถานะการดำเนินงาน
รอดำเนินการ
เอกสารที่เพิ่งรับเข้าระบบ รอการดำเนินการ
กำลังดำเนินการ
เอกสารที่อยู่ระหว่างการดำเนินการ
รอการอนุมัติ
เอกสารที่รอการอนุมัติจากผู้บังคับบัญชา
เสร็จสิ้น
เอกสารที่ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ยกเลิก
เอกสารที่ถูกยกเลิกการดำเนินการ
💡 ประวัติการดำเนินงาน:
ในหน้ารายละเอียดเอกสาร คุณจะเห็นประวัติการดำเนินงานทั้งหมด พร้อมข้อมูลผู้ดำเนินการ วันที่ และหมายเหตุ
📈 การสร้างรายงานเอกสารเข้า
เข้าสู่หน้ารายงาน
คลิกที่เมนู "รายงานเอกสารเข้า" ที่เมนูด้านซ้าย
เลือกเงื่อนไขการสร้างรายงาน
กำหนดเงื่อนไขในการสร้างรายงาน:
เลือกช่วงเวลาที่ต้องการ
เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการ
เลือกสถานะเอกสารที่ต้องการ
เลือกหน่วยงานที่ต้องการ
สร้างรายงาน
คลิกปุ่ม "สร้างรายงาน" ระบบจะสร้างรายงานในรูปแบบ PDF หรือ Excel ตามที่คุณเลือก
📋 รูปแบบรายงาน:
- PDF: เหมาะสำหรับการพิมพ์และการนำเสนอ
- Excel: เหมาะสำหรับการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูล
💡 เคล็ดลับและคำแนะนำ
✅ แนวทางปฏิบัติที่ดี:
- บันทึกเอกสารเข้าทันทีที่ได้รับ เพื่อไม่ให้เอกสารสูญหาย
- กรอกข้อมูลให้ครบถ้วนและถูกต้อง เพื่อการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ
- เลือกหมวดหมู่และประเภทเอกสารให้เหมาะสม
- ระบุผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน เพื่อการติดตามที่มีประสิทธิภาพ
- แนบไฟล์เอกสารต้นฉบับทุกครั้ง เพื่อการอ้างอิงในอนาคต
- ตรวจสอบสถานะเอกสารเป็นประจำ เพื่อติดตามความคืบหน้า
- เตรียมเอกสารประกอบให้ครบถ้วนก่อนการบันทึก
- เก็บสำเนาเอกสารไว้เป็นหลักฐาน
❓ คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
โดยปกติคุณจะสามารถแก้ไขได้เฉพาะเอกสารที่คุณเป็นผู้บันทึกเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ผู้ที่มีสิทธิ์พิเศษ เช่น ผู้ดูแลระบบ หรือหัวหน้าหน่วยงาน จะสามารถแก้ไขเอกสารของผู้อื่นได้ และไม่สามารถแก้ไขเอกสารที่ผ่านการอนุมัติแล้ว
ระบบรองรับไฟล์ PDF, Microsoft Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx) และไฟล์รูปภาพ (.jpg, .jpeg, .png, .gif) โดยแต่ละไฟล์มีขนาดไม่เกิน 10 MB
เลขทะเบียนรับจะถูกสร้างขึ้นอัตโนมัติโดยระบบ ตามรูปแบบที่องค์กรกำหนด เช่น "รบ.001/2567" โดยจะเรียงลำดับตามวันที่รับเอกสาร และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากบันทึกแล้ว
เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล ระบบไม่อนุญาตให้ลบเอกสารที่บันทึกแล้ว แต่สามารถเปลี่ยนสถานะเป็น "ยกเลิก" ได้ หากต้องการลบจริงๆ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อดำเนินการต่อไป
การระบุผู้รับผิดชอบจะช่วยให้การติดตามและประสานงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้รับผิดชอบ และสามารถติดตามสถานะการดำเนินงานได้อย่างชัดเจน