E-OFFICE RNM
คู่มือการอนุมัติเอกสารเข้า (ระดับ 1)
คู่มือการใช้งาน
คู่มือการอนุมัติเอกสารเข้า (ระดับ 1)
👨💼 ภาพรวมบทบาทของระดับ 1 (ผู้อำนวยการกลุ่ม)
ในฐานะผู้อำนวยการกลุ่ม คุณมีหน้าที่ในการพิจารณาและอนุมัติเอกสารเข้าในระดับแรก เพื่อกลั่นกรองและส่งต่อไปยังผู้บริหารระดับสูง
📋 หน้าที่ของระดับ 1
เข้าสู่ระบบอนุมัติเอกสาร
ผู้อนุมัติสามารถเข้าถึงเอกสารที่รออนุมัติได้ผ่านหลายช่องทาง
🔗 ช่องทางการเข้าถึง:
- แดชบอร์ด: ดูจำนวนเอกสารที่รอการอนุมัติ
- เมนูเอกสารเข้า: เลือก "เอกสารรอการอนุมัติ"
- การแจ้งเตือน: ระบบจะส่งการแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารใหม่
- อีเมล: ได้รับอีเมลแจ้งเตือนเอกสารใหม่
👤 หน้าที่ของผู้อนุมัติระดับ 1:
- ตรวจสอบความถูกต้องและความครบถ้วนของเอกสารเข้า
- กำหนดประเภทการดำเนินการ (เพื่อโปรดทราบ หรือ เพื่อโปรดพิจารณา)
- มอบหมายงานให้หน่วยงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง
- ระบุคำสั่งหรือข้อความเพิ่มเติมสำหรับการดำเนินการ
- ติดตามความคืบหน้าการดำเนินงาน
⚡ ขั้นตอนการอนุมัติเอกสารเข้า ระดับ 1
เข้าสู่หน้ารายการเอกสารรอการอนุมัติ
ไปที่เมนู "เอกสารเข้า" > "เอกสารรอการอนุมัติ" หรือคลิกที่จำนวนเอกสารรอการอนุมัติในแดชบอร์ด
📋 ข้อมูลที่แสดงในรายการ:
- เลขที่หนังสือ
- วันที่รับเอกสาร
- เรื่อง
- ผู้ส่ง
- ระดับความเร่งด่วน
เลือกเอกสารที่ต้องการอนุมัติ
คลิกที่ปุ่ม "ดำเนินการ" หรือไอคอนเกียร์ที่อยู่ด้านขวาของรายการเอกสารที่ต้องการอนุมัติ
💡 หมายเหตุ:
ระบบจะเปิดหน้าต่างการอนุมัติเอกสารแบบ Slide-out ที่ด้านขวาของหน้าจอ
ตรวจสอบข้อมูลเอกสาร
ในหน้าต่างการอนุมัติ ให้ตรวจสอบข้อมูลเอกสารให้ครบถ้วน:
เลขที่หนังสือ
ตรวจสอบความถูกต้อง
ความเร่งด่วน
ระบุในสีต่างๆ ตามระดับ
วันที่
วันที่และเวลาที่ได้รับเอกสาร
เรื่อง
หัวข้อเอกสาร
รายละเอียด
เนื้อหาสาระสำคัญ
ผู้รับหนังสือ
ผู้ที่ได้รับมอบหมาย
ไฟล์แนบ
เอกสารต้นฉบับ (คลิกเพื่อดู)
กำหนดประเภทการดำเนินการ
เลือกประเภทการดำเนินการจากรายการ Dropdown:
เอกสารเพื่อการรับทราบ ไม่ต้องดำเนินการเพิ่มเติม
เอกสารที่ต้องการการพิจารณาหรือดำเนินการ
💡 คำแนะนำ:
เลือก "เพื่อโปรดทราบ" สำหรับเอกสารแจ้งข่าวสาร ประกาศ หรือข้อมูลทั่วไป และเลือก "เพื่อโปรดพิจารณา" สำหรับเอกสารที่ต้องการการดำเนินการหรือตอบกลับ
เลือกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
เลือกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนี้โดยการติ๊กเครื่องหมายในช่อง Checkbox:
📝 ข้อควรรู้:
- สามารถเลือกได้หลายหน่วยงาน
- หน่วยงานที่เลือกจะได้รับการแจ้งเตือน
- เลือกเฉพาะหน่วยงานที่เกี่ยวข้องจริง
มอบหมายให้บุคคลที่รับผิดชอบ
ในส่วน "มอบดำเนินการ/ระบุให้" ให้เลือกบุคคลที่จะรับผิดชอบดำเนินการ:
สามารถเลือกได้หลายคน
พิมพ์ชื่อเพื่อค้นหาได้
เลือกผู้ที่มีความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับเรื่องนั้นๆ
⚠️ ข้อควรระวัง:
เมื่อเลือกบุคคลแล้ว ระบบจะแสดงฟิลด์ "ให้ดำเนินการ" ให้ระบุคำสั่งหรือข้อความเพิ่มเติม
ระบุคำสั่งหรือหมายเหตุ
กรอกข้อมูลในช่อง "Note" เพื่อระบุ:
ระบุการดำเนินการที่ต้องการ
ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ
ระบุเวลาดำเนินการ (ถ้ามี)
หมายเหตุหรือคำแนะนำ
💡 ตัวอย่างคำสั่ง:
- "โปรดดำเนินการตามเอกสารและรายงานผลภายใน 7 วัน"
- "ประสานงานกับฝ่ายบัญชีเพื่อตรวจสอบข้อมูล"
- "จัดทำข้อเสนอและเสนอผู้บริหาร"
ยืนยันการอนุมัติ
ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดให้ครบถ้วนแล้วคลิก:
⚠️ หมายเหตุ:
หลังจากคลิก "ตกลง" ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่ได้รับมอบหมายและไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
📊 การติดตามสถานะเอกสารที่อนุมัติแล้ว
ดูประวัติการอนุมัติ
ไปที่เมนู "เอกสารเข้า" > "เอกสารที่อนุมัติแล้ว" เพื่อดูรายการเอกสารที่คุณอนุมัติไปแล้ว
ตรวจสอบสถานะการดำเนินงาน
คลิกที่เอกสารเพื่อดูสถานะปัจจุบัน:
กำลังดำเนินการ
ผู้รับมอบหมายยังดำเนินการอยู่
เสร็จสิ้น
ดำเนินการเสร็จเรียบร้อย
ค้างการดำเนินการ
เกินกำหนดเวลา
ติดตามและเตือนผู้รับผิดชอบ
หากเอกสารค้างการดำเนินการนาน สามารถ:
🔔 วิธีการติดตาม:
- ส่งการแจ้งเตือนเพิ่มเติม
- ติดต่อผู้รับผิดชอบโดยตรง
- มอบหมายให้บุคคลอื่นช่วยดำเนินการ
💡 เคล็ดลับในการอนุมัติเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
📈 การจัดลำดับความสำคัญ:
- อนุมัติเอกสารเร่งด่วนก่อน
- จัดกลุ่มเอกสารตามประเภท
- ตั้งเวลาอนุมัติเอกสารเป็นประจำ
👥 การมอบหมายงาน:
- เลือกผู้ที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
- พิจารณาภาระงานของผู้รับผิดชอบ
- กำหนดเวลาดำเนินการที่เหมาะสม
📋 การติดตาม:
- ตรวจสอบสถานะอย่างสม่ำเสมอ
- ให้ความช่วยเหลือเมื่อมีปัญหา
- ประเมินผลการดำเนินงาน
❓ คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
เมื่อคลิก "ตกลง" แล้ว ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้รับมอบหมายทันที และไม่สามารถแก้ไขได้ หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้ติดต่อผู้รับผิดชอบโดยตรง หรือสร้างคำสั่งใหม่เพิ่มเติม
ไม่จำเป็น ขึ้นอยู่กับลักษณะของเอกสารและการดำเนินการที่ต้องการ บางกรณีอาจเป็นเพียงการรับทราบหรือเก็บเป็นข้อมูล
สามารถส่งการแจ้งเตือนเพิ่มเติม ติดต่อผู้รับผิดชอบโดยตรง หรือมอบหมายให้บุคคลอื่นช่วยดำเนินการ ระบบจะแสดงสถานะ "ค้างการดำเนินการ" หากเกินกำหนดเวลา
ไม่จำเป็น ขึ้นอยู่กับลักษณะของเอกสารและการดำเนินการที่ต้องการ บางกรณีอาจเป็นเพียงการรับทราบหรือเก็บเป็นข้อมูล
ควรระบุให้ชัดเจนว่าต้องการให้ทำอะไร เช่น "ดำเนินการ", "ตรวจสอบ", "ประสานงาน" พร้อมกำหนดเวลาและรายละเอียดที่จำเป็น เพื่อให้ผู้รับมอบหมายเข้าใจและดำเนินการได้ถูกต้อง
ระบบจะส่งการแจ้งเตือนผ่านหลายช่องทาง ได้แก่ การแจ้งเตือนในระบบ (Notification), อีเมล และแสดงจำนวนเอกสารรอการอนุมัติในแดชบอร์ด เพื่อให้คุณทราบทันทีเมื่อมีเอกสารใหม่เข้ามา