คู่มือการดำเนินการเอกสารเข้า ระดับ 3

คู่มือการดำเนินการเอกสารเข้า ระดับ 3

คู่มือการดำเนินการเอกสารเข้า ระดับ 3

⚡ ภาพรวมการดำเนินการเอกสารเข้า ระดับ 3

การดำเนินการเอกสารเข้า ระดับ 3 เป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการอนุมัติเอกสาร โดยผู้ที่ได้รับมอบหมายจากระดับ 1 และ 2 จะเป็นผู้ดำเนินการจริงตามคำสั่งและความเห็นที่ได้รับ

👥 หน้าที่ของผู้ดำเนินการระดับ 3
หน้าที่หลัก:
  • ดำเนินการตามคำสั่งจากผู้บริหารและผู้อนุมัติ
  • ประสานงานและมอบหมายงานให้บุคลากรที่เกี่ยวข้อง
  • ติดตามความคืบหน้าและรายงานผล
  • ประชาสัมพันธ์และแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ
  • สรุปและปิดงานเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น
🔧 การเข้าถึงระบบดำเนินการเอกสาร

ผู้ดำเนินการจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารที่ต้องดำเนินการ:

ช่องทาง รายละเอียด
แดชบอร์ดบุคลากร ดูงานที่ได้รับมอบหมาย
เมนูเอกสารเข้า เลือก "งานที่ได้รับมอบหมาย"
การแจ้งเตือนระบบ แจ้งเตือนงานใหม่และงานค้างคา
อีเมลแจ้งเตือน ได้รับอีเมลงานที่มอบหมาย
⚡ ขั้นตอนการดำเนินการเอกสารเข้า ระดับ 3
1
เข้าสู่หน้ารายการงานที่ได้รับมอบหมาย

ไปที่เมนู "เอกสารเข้า" > "งานที่ได้รับมอบหมาย" หรือคลิกจากแดชบอร์ด

หมายเหตุ: ระบบจะแสดงเฉพาะเอกสารที่คุณได้รับมอบหมายให้ดำเนินการ พร้อมสถานะและระดับความสำคัญ
2
เลือกเอกสารที่ต้องการดำเนินการ

คลิกที่ปุ่ม "ดำเนินการ" ที่อยู่ด้านขวาของรายการเอกสาร

เคล็ดลับ: ระบบจะเปิดหน้าต่างการดำเนินการแบบ Slide-out พร้อมข้อมูลครบถ้วน รวมถึงคำสั่งจากทุกระดับ
3
ทบทวนข้อมูลเอกสารและคำสั่งจากผู้บริหาร

ศึกษาข้อมูลเอกสารและคำสั่งจากทุกระดับ:

รายการตรวจสอบ รายละเอียด
เอกสารต้นฉบับ เลขที่หนังสือ วันที่ เรื่อง ผู้ส่ง
ไฟล์แนบ เอกสารต้นฉบับที่ต้องศึกษา
คำสั่งผู้บริหาร คำสั่งจากผู้อำนวยการ (ระดับ 2)
ความเห็นเพิ่มเติม ข้อเสนอแนะจากระดับ 1
การมอบหมาย รายชื่อผู้ที่ได้รับมอบหมาย
4
ตรวจสอบประเภทการดำเนินการ

ระบบจะแสดงประเภทการดำเนินการที่แตกต่างกันตามลักษณะงาน:

ประเภทการดำเนินการ:
  • 📋 กรณีต้องมอบหมายงานต่อ (assignment_user): เมื่อต้องการมอบหมายงานให้บุคลากรคนอื่นดำเนินการต่อ
  • 📄 กรณีรับทราบเท่านั้น: เมื่อเป็นเอกสารเพื่อทราบโดยไม่ต้องดำเนินการเพิ่มเติม
5
ดำเนินการตามประเภทงาน
📋 สำหรับงานที่ต้องมอบหมายต่อ:
5.1 เลือกผู้รับมอบหมาย
  • • ระบบจะแสดง Dropdown สำหรับเลือกบุคลากรได้สูงสุด 5 คน
  • • เลือกผู้ที่มีความเชี่ยวชาญหรือความรับผิดชอบในเรื่องนั้นๆ
  • • พิจารณาภาระงานของแต่ละบุคคล
5.2 เลือกการดำเนินการ
ตัวเลือก คำอธิบาย
ประชาสัมพันธ์ให้ครูทราบ แจ้งข้อมูลให้บุคลากรทั่วไปรับทราบ
แจ้งให้เจ้าตัวทราบ แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องโดยตรงทราบ
ตามหนังสือสั่งการ ดำเนินการตามที่ระบุในเอกสาร
รับทราบ* รับทราบและปิดงาน (จบกระบวนการ)
5.3 เพิ่มหมายเหตุ
  • • ระบุรายละเอียดการดำเนินการเพิ่มเติม
  • • กำหนดกรอบเวลาการดำเนินงาน
  • • ข้อแนะนำหรือข้อควรระวัง
📄 สำหรับงานที่รับทราบเท่านั้น:

คลิกปุ่ม "รับทราบ" เพื่อปิดงานทันที โดยไม่ต้องมอบหมายให้ใครเพิ่มเติม

⚠️ คำเตือนสำคัญ: หากเลือก "รับทราบ" หนังสือจะจบกระบวนการทันที และไม่สามารถดำเนินการต่อได้ จึงไม่ต้องเลือกผู้รับมอบหมาย
6
ยืนยันการดำเนินการ

ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดแล้วคลิก:

  • ปุ่ม "ตกลง" - สำหรับงานที่ต้องมอบหมายต่อ
  • ปุ่ม "รับทราบ" - สำหรับงานที่รับทราบเท่านั้น
  • ปุ่ม "ยกเลิก" - ยกเลิกการดำเนินการ
✅ ผลลัพธ์: หลังจากยืนยันแล้ว ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่ได้รับมอบหมาย หรือปิดงานทันที (กรณีเลือกรับทราบ)
📊 การติดตามผลการดำเนินงาน
1
ดูประวัติการดำเนินงาน

ไปที่เมนู "เอกสารเข้า" > "งานที่ดำเนินการแล้ว" เพื่อดูรายการงานที่คุณดำเนินการไปแล้ว

ข้อมูลที่สามารถดูได้: ประวัติการดำเนินงาน ผลการมอบหมาย และสถานะความคืบหน้า
2
ติดตามความคืบหน้า

สำหรับงานที่มอบหมายต่อ ให้ติดตามว่า:

  • • ผู้รับมอบหมายได้เริ่มดำเนินการแล้วหรือไม่
  • • มีปัญหาหรือข้อขัดข้องในการดำเนินงานหรือไม่
  • • ผลงานเป็นไปตามคาดหวังหรือไม่
เคล็ดลับ: การติดตามอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้งานเสร็จตามกำหนดเวลาและคุณภาพที่ดี
3
รายงานผลต่อผู้บริหาร

เมื่องานเสร็จสิ้น ให้:

  • • สรุปผลการดำเนินงานผ่านระบบ
  • • รายงานปัญหาที่พบและวิธีการแก้ไข
  • • เสนอแนะแนวทางปรับปรุงสำหรับอนาคต
การรายงานผล: ช่วยสร้างความโปร่งใสและเป็นข้อมูลสำหรับการปรับปรุงกระบวนการงาน
💡 เทคนิคการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ
การมอบหมายงานที่ดี:
  • • เลือกผู้ที่มีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ที่เหมาะสม
  • • ระบุรายละเอียดและความคาดหวังให้ชัดเจน
  • • กำหนดกรอบเวลาที่เหมาะสมและเป็นไปได้
  • • ให้การสนับสนุนและคำแนะนำเมื่อจำเป็น
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ:
  • • ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและตรงประเด็น
  • • ระบุข้อมูลติดต่อสำหรับการสอบถาม
  • • แจ้งช่องทางการรายงานผลที่ชัดเจน
การติดตามและประเมินผล:
  • • กำหนดจุดตรวจสอบความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ
  • • เปิดใจรับฟังปัญหาและข้อเสนอแนะ
  • • ประเมินผลและหาแนวทางปรับปรุง
❓ คำถามที่พบบ่อย (FAQ)