E-OFFICE RNM
คู่มือการจองห้องประชุม
คู่มือการจองห้องประชุม
คู่มือการจองห้องประชุม
🏢 ภาพรวมการจองห้องประชุม
ระบบจองห้องประชุมช่วยให้คุณสามารถจองห้องประชุมสำหรับการประชุม อบรม หรือกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ พร้อมระบบการอนุมัติและการติดตามสถานะการใช้งาน
🏢 การเข้าถึงระบบจองห้องประชุม
เข้าสู่เมนูการจองห้องประชุม
คลิกที่เมนู "การจองห้องประชุม" ที่แถบเมนูด้านซ้าย เพื่อเข้าถึงระบบจองห้องประชุม
📋 ฟังก์ชันที่สามารถเข้าถึงได้
- สร้างการจองใหม่: จองห้องประชุมใหม่
- ดูการจองทั้งหมด: ดูรายการการจองทั้งหมด
- แก้ไขการจอง: แก้ไขรายละเอียดการจอง
- ยกเลิกการจอง: ยกเลิกการจองที่ไม่ต้องการ
➕ การสร้างการจองห้องประชุมใหม่
คลิกปุ่ม "สร้างการจองใหม่"
ที่หน้ารายการการจองห้องประชุม คลิกปุ่ม "สร้างการจองใหม่" เพื่อเริ่มกระบวนการจองห้องประชุม
กรอกข้อมูลพื้นฐานการจอง
กรอกข้อมูลพื้นฐานสำหรับการจองห้องประชุม:
ระบุหัวข้อหรือชื่อการประชุม/กิจกรรมที่จะจัดขึ้น
อธิบายวัตถุประสงค์ของการประชุมหรือกิจกรรม
ชื่อผู้ที่รับผิดชอบในการจัดประชุม
ระบุจำนวนผู้ที่จะเข้าร่วมประชุม
เลือกห้องประชุม
เลือกห้องประชุมที่เหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วมและความต้องการ:
ข้อมูลห้องประชุมที่แสดง:
- ชื่อห้อง: ชื่อห้องประชุม
- ความจุ: จำนวนที่นั่งสูงสุด
- อุปกรณ์: อุปกรณ์ที่มีในห้อง
- สถานะ: ว่าง/ไม่ว่าง
กำหนดวันที่และเวลา
ระบุช่วงเวลาที่ต้องการใช้ห้องประชุม:
เลือกวันที่ต้องการจองห้องประชุม
ระบุเวลาที่เริ่มการประชุม
ระบุเวลาที่สิ้นสุดการประชุม
⚠️ ข้อควรระวัง
- ระบบจะตรวจสอบความพร้อมของห้องอัตโนมัติ
- ไม่สามารถจองย้อนหลังได้
- ควรจองล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วัน
ระบุความต้องการพิเศษ
ระบุอุปกรณ์หรือบริการเพิ่มเติมที่ต้องการ:
เช่น ไฟปอยเตอร์, เครื่องขยายเสียง, กระดาน
ระบุหากต้องการจัดอาหารหรือเครื่องดื่ม
ข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับผู้ดูแลห้องประชุม
ตรวจสอบและบันทึกข้อมูล
ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดให้ถูกต้อง แล้วคลิก "บันทึกการจอง"
📝 ขั้นตอนหลังการบันทึก
- ระบบจะส่งการจองเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ
- ผู้อนุมัติจะได้รับการแจ้งเตือน
- คุณจะได้รับอีเมลแจ้งสถานะการอนุมัติ
- หากได้รับอนุมัติ ระบบจะส่งรายละเอียดการจอง
✏️ การแก้ไขการจอง
ค้นหาการจองที่ต้องการแก้ไข
ที่หน้ารายการการจองห้องประชุม ค้นหาการจองที่ต้องการแก้ไข
🔍 เงื่อนไขการแก้ไข
- สามารถแก้ไขได้เฉพาะการจองที่ยังไม่เริ่มใช้งาน
- การจองที่ได้รับอนุมัติแล้วต้องขออนุมัติใหม่
- ไม่สามารถแก้ไขการจองที่ถูกยกเลิกแล้ว
คลิกปุ่ม "แก้ไข"
คลิกปุ่ม "แก้ไข" ในแถวของการจองที่ต้องการปรับปรุง
ปรับปรุงข้อมูลและบันทึก
แก้ไขข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก "บันทึกการเปลี่ยนแปลง"
⚠️ หมายเหตุสำคัญ
การแก้ไขอาจทำให้สถานะการอนุมัติเปลี่ยนแปลง และต้องผ่านกระบวนการอนุมัติใหม่
❌ การยกเลิกการจอง
เลือกการจองที่ต้องการยกเลิก
ค้นหาและเลือกการจองที่ต้องการยกเลิก
📋 เงื่อนไขการยกเลิก
- สามารถยกเลิกได้ก่อนเวลาการประชุม 2 ชั่วโมง
- การจองที่กำลังดำเนินการไม่สามารถยกเลิกได้
- การยกเลิกจะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้เกี่ยวข้อง
คลิกปุ่ม "ยกเลิก"
คลิกปุ่ม "ยกเลิก" และระบุเหตุผลในการยกเลิก
ระบุเหตุผลที่ต้องการยกเลิกการจอง
ยืนยันการยกเลิก
ตรวจสอบข้อมูลและคลิก "ยืนยันการยกเลิก"
📧 ผลลัพธ์หลังการยกเลิก
- ระบบจะส่งอีเมลแจ้งการยกเลิกไปยังผู้เกี่ยวข้อง
- ห้องประชุมจะว่างสำหรับการจองใหม่
- สถานะการจองจะเปลี่ยนเป็น "ยกเลิก"
📊 สถานะการจอง
สถานะต่างๆ ของการจอง
ระบบแสดงสถานะการจองด้วยสีและข้อความต่างๆ:
💡 เคล็ดลับการจองห้องประชุมที่มีประสิทธิภาพ
⏰ การวางแผนล่วงหน้า
- จองห้องล่วงหน้าอย่างน้อย 1-2 วันเพื่อความแน่ใจ
- ตรวจสอบปฏิทินการใช้งานห้องก่อนกำหนดเวลาประชุม
- พิจารณาจำนวนผู้เข้าร่วมให้เหมาะสมกับขนาดห้อง
- เตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นล่วงหน้า
🎯 การเลือกห้องที่เหมาะสม
- เลือกห้องตามลักษณะการประชุม (ทางการ/ไม่เป็นทางการ)
- ตรวจสอบอุปกรณ์ที่มีในห้องให้ตรงกับความต้องการ
- พิจารณาทำเลที่ตั้งให้สะดวกสำหรับผู้เข้าร่วม
- ตรวจสอบการรองรับเทคโนโลยีที่จำเป็น
⚠️ ข้อควรระวัง
- แจ้งยกเลิกล่วงหน้าหากไม่สามารถใช้งานได้
- ตรวจสอบกฎระเบียบการใช้ห้องประชุม
- รักษาความสะอาดและอุปกรณ์ในห้อง
- ปิดอุปกรณ์ไฟฟ้าหลังการใช้งาน
❓ คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
สามารถจองห้องประชุมได้สูงสุด 30 วันล่วงหน้า
แนะนำให้จองล่วงหน้าอย่างน้อย 1-2 วันเพื่อให้มีเวลาในการอนุมัติและเตรียมอุปกรณ์
คลิกปุ่ม "ยกเลิก" ในรายการการจอง แล้วระบุเหตุผลในการยกเลิก
การยกเลิกต้องทำล่วงหน้าอย่างน้อย 2 ชั่วโมงก่อนเวลาประชุม
ไม่สามารถจองห้องซ้ำเวลาเดิมได้ ระบบจะแจ้งเตือนหากเวลาทับซ้อน
แนะนำให้เลือกเวลาอื่นหรือเลือกห้องอื่นที่ว่างในช่วงเวลาที่ต้องการ
แจ้งปัญหาอุปกรณ์ได้ที่เจ้าหน้าที่ดูแลห้องประชุม หรือผ่านระบบแจ้งปัญหา
ระบุรายละเอียดปัญหาและห้องที่เกิดปัญหาให้ชัดเจน เพื่อความรวดเร็วในการแก้ไข
สามารถระบุความต้องการในช่อง "อาหารและเครื่องดื่ม" ในแบบฟอร์มการจอง
การจัดอาหารอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและต้องจองล่วงหน้า โปรดติดต่อเจ้าหน้าที่เพื่อสอบถามรายละเอียด