E-OFFICE RNM
คู่มือการจองยานพาหนะ
คู่มือการจองยานพาหนะ
คู่มือการจองยานพาหนะ
🚗 ภาพรวมการจองยานพาหนะ
ระบบจองยานพาหนะช่วยให้คุณสามารถจองรถยนต์สำหรับการเดินทางไปราชการ การพานักเรียนทัศนศึกษา หรือกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ พร้อมระบบการอนุมัติและการติดตามสถานะการใช้งาน
🚗 การเข้าถึงระบบจองยานพาหนะ
เข้าสู่เมนูการจองยานพาหนะ
คลิกที่เมนู "การจองยานพาหนะ" ที่แถบเมนูด้านซ้าย เพื่อเข้าถึงระบบจองรถยนต์
📋 ฟังก์ชันที่สามารถเข้าถึงได้
- สร้างการจองใหม่: จองรถยนต์ใหม่
- ดูการจองทั้งหมด: ดูรายการการจองทั้งหมด
- แก้ไขการจอง: แก้ไขรายละเอียดการจอง
- ยกเลิกการจอง: ยกเลิกการจองที่ไม่ต้องการ
➕ การสร้างการจองยานพาหนะใหม่
คลิกปุ่ม "สร้างการจองใหม่"
ที่หน้ารายการการจองยานพาหนะ คลิกปุ่ม "สร้างการจองใหม่" เพื่อเริ่มกระบวนการจองรถยนต์
กรอกข้อมูลพื้นฐานการจอง
กรอกข้อมูลพื้นฐานสำหรับการจองรถยนต์:
ระบุวัตถุประสงค์การใช้รถ เช่น "พานักเรียนไปทัศนศึกษา"
ระบุจุดหมายปลายทาง เช่น "พิพิธภัณฑ์แห่งชาติ"
ระบุจังหวัดปลายทาง
เลือกผู้รับผิดชอบหลักในการเดินทาง
💡 ตัวอย่างการกรอกข้อมูล:
- ความประสงค์: "พานักเรียนชั้น ม.3 ไปทัศนศึกษาพิพิธภัณฑ์วิทยาศาสตร์"
- สถานที่: "พิพิธภัณฑ์วิทยาศาสตร์แห่งชาติ"
- จังหวัด: "กรุงเทพมหานคร"
ระบุจำนวนผู้โดยสาร
กรอกจำนวนผู้ที่จะเดินทางแยกตามประเภท:
ระบุจำนวนครูหรืออาจารย์ที่จะเดินทางไป
ระบุจำนวนนักเรียนหรือนักศึกษาที่จะไป
ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ
💡 คำแนะนำ:
ระบบจะคำนวณจำนวนผู้โดยสารรวมให้อัตโนมัติ เพื่อช่วยในการเลือกรถที่มีขนาดเหมาะสม
ระบุเอกสารอ้างอิง
กรอกข้อมูลเอกสารที่เป็นที่มาของการจอง:
ระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง
📋 ตัวอย่าง:
"บันทึกข้อความที่ ศธ 04001.01/ว 123 ลงวันที่ 15 มีนาคม 2567"
เลือกประเภทการใช้รถ
เลือกประเภทการใช้รถตามความต้องการ:
ไปส่งและรอรับกลับ
รถจะไปส่งและรอรับกลับในวันเดียวกัน (ใช้เวลาต่อเนื่อง)
ไปส่งอย่างเดียว
รถจะไปส่งเท่านั้น ไม่ต้องรอรับกลับ
ไปรับอย่างเดียว
รถจะไปรับเท่านั้น (กรณีมีการเดินทางไปเองก่อนหน้า)
ไปส่งและไปรับคนละเวลา
รถจะไปส่งก่อน แล้วกลับไปรับในวันหรือเวลาต่างกัน
⚠️ หมายเหตุ:
การเลือกประเภทการใช้รถจะส่งผลต่อฟิลด์วันที่และเวลาที่ต้องกรอก
กำหนดวันที่และเวลา
ระบุช่วงเวลาที่ต้องการใช้รถยนต์:
📅 กรณีใช้รถทั่วไป (ไปส่งและรอรับกลับ, ไปส่งอย่างเดียว, ไปรับอย่างเดียว):
- จากวันที่: ระบุวันที่และเวลาเริ่มต้น
- ถึงวันที่: ระบุวันที่และเวลาสิ้นสุด
📅 กรณีไปส่งและไปรับคนละเวลา:
- ข้อมูลการไปส่ง: ระบุวันที่และเวลาไปส่ง
- ข้อมูลการไปรับ: ระบุวันที่และเวลาไปรับ
15/03/2567, 08:00 - ระบบจะมี Date Picker ให้เลือกวันที่และเวลาอย่างสะดวก
⚠️ ข้อควรระวัง:
- ระบบจะตรวจสอบความพร้อมของรถอัตโนมัติ
- ไม่สามารถจองย้อนหลังได้
- ควรจองล่วงหน้าอย่างน้อย 3-7 วัน
แนบเอกสารเพิ่มเติม
อัปโหลดเอกสารประกอบการจอง (ถ้ามี):
- สามารถแนบไฟล์ได้สูงสุด 4 ไฟล์
- รองรับไฟล์ PDF, Word, Excel, และรูปภาพ
- ขนาดไฟล์ไม่เกิน 10 MB ต่อไฟล์
📎 เอกสารที่ควรแนบ:
- โครงการหรือแผนการจัดกิจกรรม
- รายชื่อผู้เดินทาง
- หนังสือราชการที่เกี่ยวข้อง
- แผนที่หรือข้อมูลสถานที่
ตรวจสอบและบันทึกข้อมูล
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมด:
- ตรวจสอบข้อมูลพื้นฐาน วันที่ เวลา และจำนวนผู้โดยสาร
- ตรวจสอบเอกสารแนบครบถ้วน
- คลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อส่งคำขอจองรถ
📋 หมายเหตุ:
หลังจากบันทึกแล้ว คำขอจองจะถูกส่งไปยังผู้รับผิดชอบเพื่อพิจารณาอนุมัติ และระบบจะส่งการแจ้งเตือนให้คุณทราบสถานะการอนุมัติ
✏️ การแก้ไขข้อมูลการจอง
ค้นหาการจองที่ต้องการแก้ไข
ไปที่หน้า "การจองยานพาหนะ" และค้นหาการจองที่ต้องการแก้ไข
เข้าสู่โหมดแก้ไข
คลิกที่ปุ่ม "แก้ไข" ในรายการการจองที่ต้องการ
⚠️ ข้อจำกัด:
ไม่สามารถแก้ไขการจองที่ได้รับการอนุมัติแล้ว หรืออยู่ในสถานะ "กำลังใช้งาน"
แก้ไขข้อมูลและบันทึก
แก้ไขข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อบันทึกการแก้ไข
📊 การติดตามสถานะการจอง
ตรวจสอบสถานะในระบบ
สถานะการจองจะแสดงในหน้ารายการการจอง มีสถานะดังนี้:
รับการแจ้งเตือน
ระบบจะส่งการแจ้งเตือนผ่านช่องทางต่างๆ:
- การแจ้งเตือนในระบบ
- อีเมลแจ้งเตือน
- SMS (ถ้ามีการตั้งค่า)
💡 เคล็ดลับการจองรถที่มีประสิทธิภาพ
📅 การวางแผนล่วงหน้า:
- จองรถล่วงหน้าอย่างน้อย 7-14 วัน
- ตรวจสอบปฏิทินกิจกรรมของสถานศึกษา
- พิจารณาช่วงเวลาเร่งด่วนของสถานศึกษา
💰 การประหยัดทรัพยากร:
- รวมกิจกรรมหลายอย่างในการเดินทางครั้งเดียว
- ประสานงานกับหน่วยงานอื่นเพื่อใช้รถร่วมกัน
- เลือกวันและเวลาที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงการจราจรติดขัด
📋 การเตรียมเอกสาร:
- เตรียมเอกสารประกอบให้ครบถ้วนก่อนการจอง
- ตรวจสอบข้อมูลผู้เดินทางให้ถูกต้อง
- เก็บสำเนาเอกสารไว้เป็นหลักฐาน
❓ คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
โดยทั่วไปสามารถจองได้ล่วงหน้า 1-3 เดือน ขึ้นอยู่กับนโยบายของสถานศึกษา แนะนำให้จองล่วงหน้าอย่างน้อย 7-14 วัน เพื่อให้มีเวลาในการพิจารณาอนุมัติและเตรียมรถ
สามารถยกเลิกการจองได้ผ่านระบบ หรือติดต่อผู้ดูแลโดยตรง ควรแจ้งยกเลิกล่วงหน้าอย่างน้อย 24-48 ชั่วโมง เพื่อให้มีเวลาจัดสรรรถให้ผู้อื่นที่ต้องการใช้
ให้ติดต่อผู้ดูแลรถทันที ระบบจะจัดหารถสำรองหรือแก้ไขปัญหาให้ ควรมีแผนสำรองและติดต่อล่วงหน้า 1 วันก่อนวันใช้งานเพื่อยืนยันความพร้อมของรถ
ระบบจะแนะนำให้ใช้รถหลายคัน หรือรถขนาดใหญ่กว่า สามารถสร้างการจองหลายรายการสำหรับการเดินทางครั้งเดียวกัน หรือปรับลดจำนวนผู้เดินทางให้เหมาะสมกับความจุรถ
ไม่สามารถจองรถสำหรับงานส่วนตัวได้ รถยนต์ของสถานศึกษาใช้สำหรับภารกิจของสถานศึกษาเท่านั้น เช่น การเดินทางไปราชการ การพานักเรียนทัศนศึกษา หรือกิจกรรมของสถานศึกษา