
E-OFFICE RNM
คู่มือการจัดการห้องประชุม
คู่มือการจัดการห้องประชุม
คู่มือการจัดการห้องประชุม
🏢 ภาพรวมการจัดการห้องประชุม
ระบบจัดการห้องประชุมช่วยให้ผู้ดูแลสามารถเพิ่ม แก้ไข ลบ และจัดการข้อมูลห้องประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการกำหนดอุปกรณ์ ความจุ และสถานะของห้องประชุมแต่ละห้อง
🔧 การเข้าถึงระบบจัดการห้องประชุม
เข้าสู่เมนูจัดการห้องประชุม
คลิกที่เมนู "จัดการห้องประชุม" ที่แถบเมนูด้านซ้าย (เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์)
👥 ผู้ที่สามารถเข้าถึงได้
- ผู้ดูแลระบบ: สิทธิ์เต็มทุกฟังก์ชัน
- เจ้าหน้าที่ดูแลห้อง: จัดการห้องและอุปกรณ์
- ผู้บริหาร: ดูข้อมูลและอนุมัติการเปลี่ยนแปลง
- ช่างซ่อมบำรุง: อัปเดตสถานะการซ่อมบำรุง
📋 การดูรายการห้องประชุม
ตารางแสดงข้อมูลห้องประชุม
ในหน้าจัดการห้องประชุมจะแสดงตารางข้อมูลที่ประกอบด้วย:
🔍 การกรองและค้นหา
- ค้นหาตามชื่อห้องประชุม
- กรองตามสถานะ (ใช้งานได้/ซ่อมบำรุง/ปิดใช้งาน)
- กรองตามความจุ (เล็ก/กลาง/ใหญ่)
- เรียงลำดับตามชื่อหรือความจุ
➕ การเพิ่มห้องประชุมใหม่
คลิกปุ่ม "เพิ่มห้องประชุมใหม่"
ที่หน้ารายการห้องประชุม คลิกปุ่ม "เพิ่มห้องประชุมใหม่" เพื่อเริ่มกระบวนการเพิ่มห้อง
กรอกข้อมูลพื้นฐานของห้อง
กรอกข้อมูลพื้นฐานสำหรับห้องประชุมใหม่:
ระบุชื่อห้องประชุมที่ชัดเจนและไม่ซ้ำกัน
ระบุตำแหน่งที่ตั้งของห้อง เช่น "ชั้น 3 อาคาร A"
จำนวนคนสูงสุดที่ห้องสามารถรองรับได้
เลือกอุปกรณ์ในห้อง
เลือกอุปกรณ์ที่มีอยู่ในห้องประชุม:
💡 การเลือกอุปกรณ์
- เลือกเฉพาะอุปกรณ์ที่มีอยู่จริงและใช้งานได้
- ระบุสภาพการใช้งานของอุปกรณ์
- สามารถเพิ่มอุปกรณ์อื่นๆ ที่ไม่มีในรายการได้
อัปโหลดรูปภาพห้อง
อัปโหลดรูปภาพห้องประชุมเพื่อให้ผู้ใช้งานเห็นภาพรวม:
📷 อัปโหลดรูปภาพห้องประชุม
ลากไฟล์มาที่นี่ หรือ คลิกเพื่อเลือกไฟล์
รองรับไฟล์: JPG, PNG, GIF (สูงสุด 5MB)
📸 เคล็ดลับการถ่ายรูป
- ถ่ายรูปมุมกว้างให้เห็นห้องทั้งหมด
- แสงสว่างเพียงพอ ภาพชัดเจน
- ถ่ายเพิ่มเติมเฉพาะอุปกรณ์สำคัญ
- อัปโหลดได้หลายรูป (แนะนำ 3-5 รูป)
กำหนดกฎการใช้งาน
ระบุกฎและข้อจำกัดการใช้งานห้อง:
ระบุช่วงเวลาที่สามารถจองห้องได้
เช่น 4 ชั่วโมงต่อครั้ง
ข้อกำหนดพิเศษในการใช้งานห้อง
บันทึกข้อมูล
ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดให้ถูกต้อง แล้วคลิก "บันทึกห้องประชุม"
✅ หลังจากบันทึกแล้ว
- ห้องจะปรากฏในรายการห้องประชุม
- ผู้ใช้งานสามารถจองห้องใหม่ได้ทันที
- ระบบจะส่งแจ้งเตือนไปยังผู้ดูแล
- สามารถแก้ไขข้อมูลได้ในภายหลัง
✏️ การแก้ไขข้อมูลห้องประชุม
เลือกห้องที่ต้องการแก้ไข
ที่ตารางรายการห้องประชุม คลิกปุ่ม "แก้ไข" ของห้องที่ต้องการปรับปรุงข้อมูล
แก้ไขข้อมูลที่ต้องการ
สามารถแก้ไขข้อมูลใดก็ได้ตามความจำเป็น:
- 📝 ชื่อห้องและที่ตั้ง
- 👥 ความจุและจำนวนที่นั่ง
- 🔧 อุปกรณ์และเครื่องมือ
- 📷 รูปภาพและคำอธิบาย
- ⏰ เวลาทำการและกฎการใช้งาน
- 🚫 สถานะการใช้งาน
บันทึกการเปลี่ยนแปลง
หลังจากแก้ไขเสร็จ คลิก "บันทึกการเปลี่ยนแปลง"
⚠️ ข้อควรระวังเมื่อแก้ไข
- การเปลี่ยนความจุอาจส่งผลต่อการจองที่มีอยู่
- การปิดใช้งานห้องจะยกเลิกการจองในอนาคต
- การแก้ไขอุปกรณ์ควรแจ้งผู้ใช้งานทราบ
🗑️ การลบห้องประชุม
เลือกห้องที่ต้องการลบ
คลิกปุ่ม "ลบ" ของห้องที่ต้องการลบออกจากระบบ
⚠️ เงื่อนไขการลบ
- ไม่มีการจองที่ยังไม่เสร็จสิ้น
- ไม่อยู่ในสถานะการใช้งาน
- ได้รับอนุมัติจากผู้บริหาร
- มีการสำรองข้อมูลแล้ว
ยืนยันการลบ
ระบบจะแสดงข้อความยืนยัน ระบุเหตุผลในการลบและคลิก "ยืนยันการลบ"
ระบุเหตุผลที่ต้องการลบห้องประชุม
📋 ผลลัพธ์หลังการลบ
- ห้องจะถูกลบออกจากระบบทันที
- ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในระบบสำรอง
- การจองในอนาคตจะถูกยกเลิกอัตโนมัติ
- ผู้ที่มีการจองจะได้รับแจ้งเตือน
🔄 การจัดการสถานะห้องประชุม
สถานะต่างๆ ของห้องประชุม
ระบบรองรับสถานะห้องประชุมหลายแบบ:
⚙️ การเปลี่ยนสถานะ
- คลิกปุ่ม "ตั้งค่า" เพื่อเปลี่ยนสถานะ
- ระบุเหตุผลและระยะเวลา (กรณีซ่อมบำรุง)
- ระบบจะแจ้งเตือนผู้ที่มีการจองอัตโนมัติ
- สามารถกำหนดเวลาเปิดใช้งานล่วงหน้าได้
❓ คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ไม่มีข้อจำกัดในการเพิ่มจำนวนห้องประชุม สามารถเพิ่มได้ตามความต้องการ
แต่แนะนำให้วางแผนการใช้งานและตั้งชื่อห้องให้เป็นระบบเพื่อความสะดวกในการจัดการ
การแก้ไขข้อมูลทั่วไปไม่ส่งผลต่อการจองที่มีอยู่ แต่การเปลี่ยนความจุหรือปิดใช้งานห้องจะส่งผลกระทบ
ระบบจะแจ้งเตือนและให้เลือกวิธีการจัดการกับการจองที่มีอยู่
สามารถกู้คืนได้ภายใน 30 วันหลังจากลบ โดยติดต่อผู้ดูแลระบบ
หลังจาก 30 วัน ข้อมูลจะถูกลบถาวรและไม่สามารถกู้คืนได้
สามารถกำหนดผู้ดูแลเฉพาะห้องได้ในส่วนการตั้งค่าขั้นสูง
ผู้ดูแลเฉพาะห้องจะสามารถจัดการการจองและอุปกรณ์ของห้องนั้นๆ ได้เท่านั้น
รองรับไฟล์ JPG, PNG, GIF ขนาดไม่เกิน 5MB ต่อไฟล์ และอัปโหลดได้สูงสุด 10 รูปต่อห้อง
แนะนำให้ปรับขนาดรูปให้เหมาะสมก่อนอัปโหลดเพื่อความเร็วในการโหลด
💡 เคล็ดลับและข้อแนะนำ
📋 การจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ
- ตั้งชื่อห้องให้เป็นระบบและง่ายต่อการจำ
- อัปเดตข้อมูลอุปกรณ์เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
- ตรวจสอบสถานะห้องเป็นประจำ
- เก็บรูปภาพให้เป็นปัจจุบัน
⚙️ การบำรุงรักษาข้อมูล
- สำรองข้อมูลห้องประชุมเป็นประจำ
- ทำความสะอาดข้อมูลที่ไม่ใช้แล้ว
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเป็นระยะ
- อัปเดตกฎการใช้งานตามนโยบายใหม่
⚠️ ข้อควรระวัง
- ตรวจสอบการจองก่อนแก้ไขหรือลบห้อง
- แจ้งให้ผู้ใช้งานทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสำคัญ
- เก็บบันทึกการเปลี่ยนแปลงสำคัญ
- ระวังการลบห้องที่มีประวัติการใช้งานมาก