คู่มือการจัดการห้องประชุม

คู่มือการจัดการห้องประชุม

คู่มือการจัดการห้องประชุม

🏢 ภาพรวมการจัดการห้องประชุม

ระบบจัดการห้องประชุมช่วยให้ผู้ดูแลสามารถเพิ่ม แก้ไข ลบ และจัดการข้อมูลห้องประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการกำหนดอุปกรณ์ ความจุ และสถานะของห้องประชุมแต่ละห้อง

🔧 การเข้าถึงระบบจัดการห้องประชุม
1
เข้าสู่เมนูจัดการห้องประชุม

คลิกที่เมนู "จัดการห้องประชุม" ที่แถบเมนูด้านซ้าย (เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์)

👥 ผู้ที่สามารถเข้าถึงได้
  • ผู้ดูแลระบบ: สิทธิ์เต็มทุกฟังก์ชัน
  • เจ้าหน้าที่ดูแลห้อง: จัดการห้องและอุปกรณ์
  • ผู้บริหาร: ดูข้อมูลและอนุมัติการเปลี่ยนแปลง
  • ช่างซ่อมบำรุง: อัปเดตสถานะการซ่อมบำรุง
📋 การดูรายการห้องประชุม
2
ตารางแสดงข้อมูลห้องประชุม

ในหน้าจัดการห้องประชุมจะแสดงตารางข้อมูลที่ประกอบด้วย:

ลำดับ | ชื่อห้อง | ความจุ | อุปกรณ์ | สถานะ | การจัดการ
1 | ห้องประชุมใหญ่ | 50 คน | TV, ไมค์, โปรเจคเตอร์ | ใช้งานได้ | แก้ไข ตั้งค่า
2 | ห้องประชุมเล็ก | 10 คน | TV, WiFi | ซ่อมบำรุง | แก้ไข ลบ
🔍 การกรองและค้นหา
  • ค้นหาตามชื่อห้องประชุม
  • กรองตามสถานะ (ใช้งานได้/ซ่อมบำรุง/ปิดใช้งาน)
  • กรองตามความจุ (เล็ก/กลาง/ใหญ่)
  • เรียงลำดับตามชื่อหรือความจุ
➕ การเพิ่มห้องประชุมใหม่
3
คลิกปุ่ม "เพิ่มห้องประชุมใหม่"

ที่หน้ารายการห้องประชุม คลิกปุ่ม "เพิ่มห้องประชุมใหม่" เพื่อเริ่มกระบวนการเพิ่มห้อง

+ เพิ่มห้องประชุมใหม่
4
กรอกข้อมูลพื้นฐานของห้อง

กรอกข้อมูลพื้นฐานสำหรับห้องประชุมใหม่:

ชื่อห้องประชุม *

ระบุชื่อห้องประชุมที่ชัดเจนและไม่ซ้ำกัน

ที่ตั้ง/ชั้น *

ระบุตำแหน่งที่ตั้งของห้อง เช่น "ชั้น 3 อาคาร A"

ความจุ (จำนวนที่นั่ง) *

จำนวนคนสูงสุดที่ห้องสามารถรองรับได้

ตัวอย่างความจุ
50
คน
5
เลือกอุปกรณ์ในห้อง

เลือกอุปกรณ์ที่มีอยู่ในห้องประชุม:

📺 TV/จอแสดงผล
📽️ โปรเจคเตอร์
🎤 ไมโครโฟน
🔊 เครื่องเสียง
💻 คอมพิวเตอร์
🌐 WiFi
❄️ เครื่องแอร์
💡 ระบบแสงสว่าง
📋 กระดานไวท์บอร์ด
☕ เครื่องชงกาแฟ
🪑 โต๊ะและเก้าอี้
📞 โทรศัพท์
💡 การเลือกอุปกรณ์
  • เลือกเฉพาะอุปกรณ์ที่มีอยู่จริงและใช้งานได้
  • ระบุสภาพการใช้งานของอุปกรณ์
  • สามารถเพิ่มอุปกรณ์อื่นๆ ที่ไม่มีในรายการได้
6
อัปโหลดรูปภาพห้อง

อัปโหลดรูปภาพห้องประชุมเพื่อให้ผู้ใช้งานเห็นภาพรวม:

📷 อัปโหลดรูปภาพห้องประชุม

ลากไฟล์มาที่นี่ หรือ คลิกเพื่อเลือกไฟล์

รองรับไฟล์: JPG, PNG, GIF (สูงสุด 5MB)

📸 เคล็ดลับการถ่ายรูป
  • ถ่ายรูปมุมกว้างให้เห็นห้องทั้งหมด
  • แสงสว่างเพียงพอ ภาพชัดเจน
  • ถ่ายเพิ่มเติมเฉพาะอุปกรณ์สำคัญ
  • อัปโหลดได้หลายรูป (แนะนำ 3-5 รูป)
7
กำหนดกฎการใช้งาน

ระบุกฎและข้อจำกัดการใช้งานห้อง:

เวลาทำการ

ระบุช่วงเวลาที่สามารถจองห้องได้

ระยะเวลาการจองสูงสุด

เช่น 4 ชั่วโมงต่อครั้ง

หมายเหตุและข้อจำกัด

ข้อกำหนดพิเศษในการใช้งานห้อง

8
บันทึกข้อมูล

ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดให้ถูกต้อง แล้วคลิก "บันทึกห้องประชุม"

✅ หลังจากบันทึกแล้ว
  • ห้องจะปรากฏในรายการห้องประชุม
  • ผู้ใช้งานสามารถจองห้องใหม่ได้ทันที
  • ระบบจะส่งแจ้งเตือนไปยังผู้ดูแล
  • สามารถแก้ไขข้อมูลได้ในภายหลัง
✏️ การแก้ไขข้อมูลห้องประชุม
9
เลือกห้องที่ต้องการแก้ไข

ที่ตารางรายการห้องประชุม คลิกปุ่ม "แก้ไข" ของห้องที่ต้องการปรับปรุงข้อมูล

✏️ แก้ไข
10
แก้ไขข้อมูลที่ต้องการ

สามารถแก้ไขข้อมูลใดก็ได้ตามความจำเป็น:

ข้อมูลที่สามารถแก้ไขได้
  • 📝 ชื่อห้องและที่ตั้ง
  • 👥 ความจุและจำนวนที่นั่ง
  • 🔧 อุปกรณ์และเครื่องมือ
  • 📷 รูปภาพและคำอธิบาย
  • ⏰ เวลาทำการและกฎการใช้งาน
  • 🚫 สถานะการใช้งาน
11
บันทึกการเปลี่ยนแปลง

หลังจากแก้ไขเสร็จ คลิก "บันทึกการเปลี่ยนแปลง"

⚠️ ข้อควรระวังเมื่อแก้ไข
  • การเปลี่ยนความจุอาจส่งผลต่อการจองที่มีอยู่
  • การปิดใช้งานห้องจะยกเลิกการจองในอนาคต
  • การแก้ไขอุปกรณ์ควรแจ้งผู้ใช้งานทราบ
🗑️ การลบห้องประชุม
12
เลือกห้องที่ต้องการลบ

คลิกปุ่ม "ลบ" ของห้องที่ต้องการลบออกจากระบบ

🗑️ ลบ
⚠️ เงื่อนไขการลบ
  • ไม่มีการจองที่ยังไม่เสร็จสิ้น
  • ไม่อยู่ในสถานะการใช้งาน
  • ได้รับอนุมัติจากผู้บริหาร
  • มีการสำรองข้อมูลแล้ว
13
ยืนยันการลบ

ระบบจะแสดงข้อความยืนยัน ระบุเหตุผลในการลบและคลิก "ยืนยันการลบ"

เหตุผลในการลบ *

ระบุเหตุผลที่ต้องการลบห้องประชุม

📋 ผลลัพธ์หลังการลบ
  • ห้องจะถูกลบออกจากระบบทันที
  • ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในระบบสำรอง
  • การจองในอนาคตจะถูกยกเลิกอัตโนมัติ
  • ผู้ที่มีการจองจะได้รับแจ้งเตือน
🔄 การจัดการสถานะห้องประชุม
สถานะต่างๆ ของห้องประชุม

ระบบรองรับสถานะห้องประชุมหลายแบบ:

สถานะห้องประชุม
ใช้งานได้ ห้องพร้อมใช้งานและสามารถจองได้
ซ่อมบำรุง ห้องอยู่ระหว่างการซ่อมบำรุง ไม่สามารถจองได้
ปิดใช้งาน ห้องถูกปิดใช้งานชั่วคราวหรือถาวร
⚙️ การเปลี่ยนสถานะ
  • คลิกปุ่ม "ตั้งค่า" เพื่อเปลี่ยนสถานะ
  • ระบุเหตุผลและระยะเวลา (กรณีซ่อมบำรุง)
  • ระบบจะแจ้งเตือนผู้ที่มีการจองอัตโนมัติ
  • สามารถกำหนดเวลาเปิดใช้งานล่วงหน้าได้

❓ คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

💡 เคล็ดลับและข้อแนะนำ
📋 การจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ
  • ตั้งชื่อห้องให้เป็นระบบและง่ายต่อการจำ
  • อัปเดตข้อมูลอุปกรณ์เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
  • ตรวจสอบสถานะห้องเป็นประจำ
  • เก็บรูปภาพให้เป็นปัจจุบัน
⚙️ การบำรุงรักษาข้อมูล
  • สำรองข้อมูลห้องประชุมเป็นประจำ
  • ทำความสะอาดข้อมูลที่ไม่ใช้แล้ว
  • ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเป็นระยะ
  • อัปเดตกฎการใช้งานตามนโยบายใหม่
⚠️ ข้อควรระวัง
  • ตรวจสอบการจองก่อนแก้ไขหรือลบห้อง
  • แจ้งให้ผู้ใช้งานทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสำคัญ
  • เก็บบันทึกการเปลี่ยนแปลงสำคัญ
  • ระวังการลบห้องที่มีประวัติการใช้งานมาก